Controladoria de empreendimento: quem conecta o orçamento, a obra e a decisão?
A margem de um empreendimento pode encolher sem que ninguém tenha decidido isso. O orçamento muda, um contrato é reajustado, uma compra sai acima do previsto, e a tabela de vendas continua a mesma. Quando o efeito aparece, ele já chegou ao caixa.
Quem junta os dados do empreendimento e avisa a diretoria a tempo? Essa pergunta esteve no centro do Hackathon interno da AltoQi, do qual a TÁTICO participou, a convite, representando os Alliancers, empresas parceiras que usam as soluções da AltoQi para atender construtoras e incorporadoras. O desafio da equipe em que esteve Danilo Casagrande, sócio e Diretor Financeiro e de Marketing da TÁTICO, era reunir em uma única visão os dados que um empreendimento produz, do terreno à entrega, em painéis úteis para quem decide.
Muitos donos de informação, nenhuma visão do todo
Viabilidade, projetos e execução geram dados diferentes, em momentos distintos: custos, projetos, obra, suprimentos, financeiro, comercial e jurídico. Cada informação tem um dono, uma ferramenta e um ritmo de atualização. Sem alguém costurando as pontas, cada área otimiza a própria planilha e ninguém enxerga o empreendimento inteiro.
Por isso, antes de desenhar qualquer tela, a equipe chegou a um consenso: quem deve centralizar esses dados e orientar os decisores é a Controladoria.
O que a Controladoria faz na construção civil
A Controladoria acompanha o custo enquanto ele acontece. É este setor/função que conecta os números de engenharia, suprimentos, comercial e financeiro, compara o que está acontecendo com o que foi aprovado na viabilidade e devolve à diretoria o que mudou, quanto custa e qual ação tomar.
Em incorporadoras e construtoras de pequeno e médio porte, essa função raramente existe como cargo. Fica com o diretor, com o financeiro ou com ninguém. Os sintomas se repetem:
- a tabela de vendas não acompanha a revisão do orçamento;
- suprimentos negocia por insumo, a obra mede por serviço, e responder “quanto já gastamos deste item?” leva dias;
- o primeiro sinal de estouro é a falta de dinheiro para pagar o fornecedor do mês seguinte.
Em um cenário hipotético, com VGV de R$ 40 milhões e custo de obra de R$ 24 milhões, um aumento de 6% no custo que ninguém monitorou soma R$ 1,44 milhão. São 3,6 pontos percentuais de margem sobre o VGV perdidos sem uma única reunião de diretoria.
O que saiu do Hackathon
Em dois dias, a equipe apresentou a versão beta de uma ferramenta de Controladoria. Ela consolida os dados de cada fase e de cada setor em uma base única, importa informações de outras ferramentas e ERPs e organiza painéis específicos para cada área.
Para a TÁTICO, o exercício reforçou uma convicção: a tecnologia organiza o dado, e a decisão depende de método. É esse método que levamos aos empreendimentos dos nossos clientes, em três frentes:
- Orçamento, do preliminar ao executivo, com cada mudança rastreada;
- Planejamento, ligando prazo, custo e fluxo de desembolso;
- Acompanhamento, com o orçado x realizado chegando à diretoria antes de o problema chegar ao caixa.
4 perguntas para testar a sua Controladoria
- O orçamento da viabilidade conversa com o orçamento executivo?
- Quem responde pelo desvio entre orçado e contratado, e em quanto tempo a diretoria fica sabendo?
- A tabela de vendas é revisada quando o custo muda?
- Suprimentos, obra e financeiro usam a mesma estrutura de custos?
Se duas ou mais respostas foram “não” ou “depende”, vale estruturar essa função, com a equipe e as ferramentas que a empresa já tem. Fale com a TÁTICO.
