A implementação de um ERP de orçamento tem um impacto direto na gestão de custos e no controle financeiro de uma obra. Quando bem configurado, o sistema permite previsibilidade e eficiência. Mas, quando implantado de forma apressada ou sem metodologia clara, pode se tornar um grande problema operacional.
Ao longo dos anos, acompanhamos diversos processos de implantação e identificamos os principais erros que comprometem o funcionamento do ERP. Se você está passando por esse processo, vale a pena conferir esses pontos antes de avançar.
1️⃣ Pressa na implantação
A urgência para colocar o sistema em funcionamento faz com que muitas empresas negligenciem configurações essenciais. O que acontece na prática é que a equipe quer “rodar o sistema” rapidamente, mas acaba pulando etapas fundamentais, como:
Definição do plano de contas, que organiza todas as categorias financeiras do orçamento;
Configuração da tabela de insumos e serviços, garantindo que os custos estejam bem estruturados desde o início;
Estruturação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) padrão, fundamental para o acompanhamento e controle de custos durante a obra.
Quando essas etapas não são bem definidas no começo, o resultado é um ERP desalinhado com a realidade da empresa, gerando retrabalho ao longo do empreendimento. Ajustes feitos depois da implantação são mais difíceis, caros e demorados.
2️⃣ Falta de treinamento prático
Outro erro frequente é a forma como o treinamento dos usuários é conduzido. Normalmente, esse processo acontece por meio de reuniões longas, onde são apresentados exemplos genéricos e pouco aplicáveis à realidade do dia a dia da equipe. O problema disso é que, no momento em que o profissional precisa operar o sistema na prática, ele não se sente preparado para lidar com os desafios reais da obra.
Nossa recomendação para evitar esse problema é:
Definir todas as bases de informação antes da implantação, como plano de contas, insumos, serviços e EAP;
Criar um cronograma de implantação e treinamento bem estruturado, garantindo que os usuários possam aprender e testar o sistema de forma progressiva;
Utilizar um projeto piloto real da empresa durante o treinamento, em vez de exemplos genéricos. Assim, o aprendizado será muito mais aplicável e eficiente.
3️⃣ Como garantir que o ERP reflita os custos reais da obra?
Mesmo que o sistema esteja bem configurado e os usuários tenham sido treinados, ainda existe um risco: os números do ERP não representarem a realidade da obra. Isso acontece quando não há um processo estruturado para acompanhar e validar os lançamentos financeiros.
Na prática, existem dois fatores essenciais para garantir a confiabilidade dos dados no sistema:
Assertividade nas apropriações – garantir que os lançamentos financeiros estejam corretamente distribuídos entre os centros de custo e fases do empreendimento;
Assertividade nas medições de obra – garantindo que o avanço físico da construção seja compatível com os valores registrados no sistema.
Para isso, a Tático trabalha com três pilares:
Ferramentas: Dashboards e visualizadores integrados ao ERP, permitindo que os responsáveis pelo controle financeiro tenham uma visão clara dos lançamentos e da evolução da obra em tempo real;
Processos: Ao longo dos anos, desenvolvemos uma metodologia que estrutura cada etapa do controle de custos, garantindo que as informações sejam analisadas e validadas de maneira eficiente;
Pessoas: A capacitação contínua da equipe e a auditoria dos processos garantem que os dados registrados no sistema sejam confiáveis e representem a realidade da obra.
4️⃣ Como integrar o ERP de orçamento com outras ferramentas?
A integração do ERP com outras ferramentas é fundamental para garantir que os custos estejam sempre alinhados ao planejamento da obra. Atualmente, existem diversas soluções no mercado que conectam a estrutura de orçamento ao cronograma da obra, permitindo um monitoramento contínuo dos custos ao longo do projeto.
Além disso, para empresas que utilizam diferentes plataformas, as APIs configuráveis são uma alternativa para garantir que as ferramentas “conversem entre si”, mesmo que não tenham uma integração nativa.
Mas aqui vai um alerta: A melhor ferramenta do mundo não resolve problemas de controle se o processo de análise e verificação dos dados não estiver bem estruturado. Vemos casos onde as informações extraídas do ERP não são confiáveis, não por culpa do sistema, mas pela falta de um processo sólido de análise e validação.
A tecnologia é um grande facilitador, mas o que garante o sucesso da gestão de custos é um processo bem definido e executado com disciplina.
Se a sua empresa está passando por esse processo e quer garantir que a implantação do ERP seja feita da maneira certa, fale com a Tático Soluções. Temos a experiência e a metodologia para estruturar sua Gestão de Custos de forma estratégica e evitar retrabalho no futuro.
